Инструкция по интеграции Zoom и Битрикс24

Пошаговое руководство по связи zoom и Битрикс24.

Требования

Связь между Битрикс24 и Zoom производится с помощью приложения Bitconf для Битрикс24, официально опубликованного в каталоге приложений Битрикс24 и авторизованного сервисом Zoom. Для проведения интеграции необходимо:

Приложение работает как на платных, так и на бесплатных тарифах Zoom, но некоторые функции (например, запись конференций в облако Zoom) доступны только на платных тарифах Zoom. Bitconf поддерживает и конференции, и вебинары Zoom. Это единственное в мире приложение для Битрикс24, которое поддерживает вебинары Zoom. Все остальные поддерживают только конференции Zoom.


Установка приложения

  1. Войдите в ваш аккаунт Битрикс24 с правами Администратора.
  2. Кликните Приложения в меню слева, чтобы перейти в каталог приложений. Далее в строке поиска введите 'Bitconf' и найдите приложение.
  3. Кликните Посмотреть, а потом Установить.


Как использовать приложение

  1. После установки приложения необходимо дать приложению доступ связаться с вашим аккаунтом в Zoom. Кликните кнопку Подключить Zoom. Вас попросит разрешить приложению доступ, дайте его. Приложению понадобится несколько секунд, чтобы подключиться и скачать данные из Zoom.
  2. После установки приложение позволяет осуществлять базовые функции (создание Zoom конференций и получение ссылок-приглашений на них) прямо в интерфейсе Битрикс24, без необходимости ходить в Zoom.
    Некоторые пользователи строят в Б24 автоматические воронки продаж или настраивают бизнес-процессы, у них много пользователей в Б24 и в Zoom –  может возникнуть необходимость указывать конкретного пользователя Б24. Поэтому приложение позволяет сопоставить, какой пользователь Б24 соответствует пользователю в Zoom. Для сопоставления запустите приложение Bitconf . У вас откроется страница Синхронизация сотрудников. Укажите, кто кому соответствует в обоих сервисах и нажмите кнопку Сохранить.
  3. Bitconf встраивается в Календарь и во все сущности CRM Битрикс24 – Лиды, Сделки, Контакты, Компании. Если вы хотите назначить Zoom-конференцию клиенту из Лида или прислать ему ссылку на уже существующую конференцию или вебинар, кликните ссылку Bitconf в выпадающем меню комментария в Лиде (правая колонка). В окне приложения вам будет предложено либо создать Zoom-конференцию с нуля, либо выбрать одну из существующих. Если вы произвели сопоставление сотрудников, как описано в предыдущем пункте, вам будет легко ориентироваться, к кому произвести запись. Выберите нужную конференцию или вебинар и кликните кнопку Пригласить. Приложение сгенерирует ссылку на данное мероприятие и вставит ее в виде комментария в ленту Лида. Теперь вы можете скопировать ее и отправить клиенту (если у вас в Б24 подключены соответствующие сервисы, можно отправить по электронной почте, в SMS, на WhatsApp, Instagram, Facebook, Viber, Telegram и пр.). Bitconf умеет формировать и индивидуальные ссылки-приглашения. Это очень удобно, если вам нужно отслеживать участие отдельного человека в массовом мероприятии. Чтобы создать такое приглашение, нажмите кнопку Индивидуальное приглашение. Индивидуальные приглашения возможны, только если вы создаете их из CRM – в Календаре приглашения являются обычными (не индивидуальными).
    Если вы хотите назначать Zoom-конференции из Календаря, зайдите в настройки приложения Bitconf (или попросите сделать это администратора вашего портала) и отметьте галочкой опцию "Автоматически создавать встречу в Zoom для каждого события, создаваемого в календаре Битрикс24, и добавлять в него Zoom-ссылку". Создайте Событие в Календаре и сохраните его. Подождите пару секунд и откройте Событие снова, ссылка на мероприятие добавится в Описание спустя несколько секунд после сохранения. Это связано с ограничениями производительности платформы Битрикс24. Из Описания ссылку можно скопировать и отправить клиенту.
  4. Ссылка, сгенерированная из CRM, сохраняется в специальное поле "Zoom (BITCONF)" в Лиде (Сделке, Контакте или Компании), так что если вам нужно передать эту ссылку роботу или использовать в бизнес-процессе, обращайтесь к этому полю. Содержимое этого поля обновится автоматически, если вы выберете другую Zoom-конференцию или создадите новую.
  5. В настройках приложения вы можете указать, чтобы при назначении Zoom-конференции в Календаре Битрикс24 у ответственного сотрудника создавалось Дело (тип Встреча) на то время и дату, которые указаны в настройках конференции. По умолчанию эта опция отключена.
  6. На некоторых (платных) тарифных планах Zoom есть возможность сохранять запись конференций в облако Zoom. Если вы используете эту функцию, то по итогам встречи приложение автоматически добавит ссылку на запись в Битрикс24 в ту сущность, из которой вы создавали приглашение на конференцию. Таким образом очень удобно фиксировать переговоры с клиентом прямо в Лиде, или отслеживать работу менеджеров по продажам.
  7. В настройках Zoom-встречи (если у вас платный тариф в Zoom) вы можете требовать от участников заполнять форму. Многие таким образом собирают лиды, а потом вручную переносят их в Б24. Bitconf выгружает все данные заполнения этих форм в CRM автоматически. Эта функция работает только в конференциях, вебинары пока не поддерживаются. Эти данные помещаются в текстовое поле [UF_CRM_BITCONF_PARTICIPANT_REGISTRATION_FORM] в формате JSON, чтобы вам было удобно парсить их. Если такой способ вам неудобен, напишите нам, мы постараемся реализовать ваш вариант.
    Обратите внимание, данные выгружаются из Zoom в Битрикс24 только после завершения встречи.
  8. Как автоматически создавать Лиды из всех, кто зарегистрировался на Zoom-встречу?
    1. Создайте Zoom-встречу. В настройках встречи укажите, что для входа требуется регистрация.
    2. В настройках Bitconf отметьте галочкой опцию "Автоматически создавать Лиды из всех регистрирующихся"
    3. Создайте любой (можно не настоящий) Лид. В нем вызовите Bitconf и выберите приглашение на созданную в п.1 встречу. (Здесь можно выбрать и уникальное приглашение, но оно сработает корректно, только если в анкете регистрации на встречу нет обязательных вопросов, поэтому мы рекомендуем использовать простое приглашение).
    Готово! Теперь все, кто будет участвовать в этой встрече, будут заполнять регистрационную форму, а их данные по окончании встречи Bitconf скачает из Zoom и положит в Лид в формате CSV и JSON, а также создаст в Б24 отдельный новый Лид для каждого участника и положит в него данные, которые этот участник заполнил при регистрации.


Удаление приложения

  1. Чтобы удалить приложение Bitconf, кликните в левом меню Б24 пункт Приложения, выберите вкладку Установленные и найдите там Bitconf.
  2. Кликните кнопку Удалить.


Если возникли неполадки

Если что-то не работает или работает не так, свяжитесь с нами или с техподдержкой Битрикс24. Не обращайтесь в Zoom.


Техническая поддержка

Если у вас есть вопросы, идеи, пожелания, предложения по доработке или возникли проблемы с использованием приложения, напишите нам письмо по адресу support@bitconf.online. Обычно мы отвечаем не позднее 2-3 рабочих дней.